Protocolo de implantación

De Soporte OSI
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Introducción

La implantación de un sistema nuevo en una empresa, requiere de una correcta coordinación entre el proveedor del sistema (Proveedor de aquí en adelante) y el personal interno de la empresa (Empresa de aquí en adelante) en la que se realiza la implantación, sobre todo si la empresa se encuentra ya en funcionamiento, dado que algunas de las actividades de la misma se tienen que modificar.

Lo primero que debe definir la empresa es un líder de proyecto quién será el responsable de la comunicación entre el proveedor y la empresa, así como de llevar el control de requerimientos de acciones de implantación y asegurar que la información fluya correctamente en ambos sentidos.

Mientras que el proveedor define un responsable instalador quién se encarga de coordinar las acciones de implantación por parte del proveedor, en coordinación con el líder de proyecto.

La comunicación entre ambas partes puede ser a través de correo electrónico o dependiendo de la magnitud del proyecto a través de la plataforma dot.osiris.mx

Elemento Responsabilidad Actividades
Instalador Efectuar las actividades propias de la implantación, capacitación y resolución de dudas.
  • Instalación de bases de datos.
  • Designación de vídeos y material de capacitación pertinentes.
  • Desarrollo de cursos de capacitación pertinentes.
  • Importar la información proveída por el líder de proyecto.
  • Elaboración de formatos y reportes.
  • Confirmar fechas solicitadas por el líder de proyecto.
  • Resolver conflictos y excepciones encontradas durante el proceso de implantación.
Líder de proyecto Coordinar los procesos de implantación hacia el interior de la empresa, así como reservar y solicitar las fechas en las que se realizarán las actividades.
  • Solicitar al instalador fechas de actividades.
  • Asistir y supervisar a los cursos proporcionados por el proveedor.
  • Verificar que el personal de la empresa realice las cargas de información requeridas para el avance del proyecto.
  • Asignar las fechas de corridas de prueba y verificaciones.
  • Recabar hacia el interior de la empresa la información requerida en formato de hoja de cálculo (no de forma física).
  • Reportar excepciones a el instalador.

Solicitud de fechas

Salvo raras excepciones, todas las fechas deben de ser propuestas por parte del cliente a través del líder de proyecto, vía correo electrónico o generando una tarea en dot.osiris.mx, el instalador, responde (a través de correo electrónico) con la confirmación de la fecha propuesta o en caso de alguna excepción, proponiendo una nueva fecha en su lugar, la cual será confirmada por parte del líder de proyecto.

Procedimientos de capacitación

Se prefiere en primer lugar la capacitación a través de material previamente elaborado (vídeos de capacitación) los cuales se encuentran a disposición de la empresa para que su personal pueda acceder a ellos, lo que interrumpe de forma mínima las actividades normales del mismo; En los casos de que el material no se encuentre disponible, el proveedor lo elabora y pone a disposición de la empresa una vez solicitado por el líder de proyecto.

En segunda instancia se desarrolla la capacitación a través de una sesión de Internet para lo cual el líder de proyecto, asegura que el equipo en el que se realiza la capacitación cuente con micrófono, bocinas y conexión a Internet estable, para que el evento se realice con éxito.

En última instancia se optará por la capacitación presencial, para lo cual el personal involucrado debe de estar completamente libre de distracciones como lo son:

  • Llamadas telefónicas.
  • Atención de clientes y/o proveedores.
  • Actividades propias de su cargo.

Por lo que el tiempo, lugar, reemplazos y equipos deberán de ser preparados previamente por el líder de proyecto.

Flujo de comunicación

La comunicación se debe de llevar a cabo de acuerdo al siguiente flujo, lo que permite la reducción de pérdidas de información.

Flujo de comunicación.gif

Fin de proyecto

El proyecto se da por finalizado 3 meses posteriores a la fecha de instalación de la base de datos en el equipo, sin embargo puede ser extendido este periodo por solicitud del líder de proyecto, siempre y cuando se sostenga la comunicación entre el líder de proyecto y el instalador durante el periodo de extensión, en caso de que no haya una solicitud por parte del líder de proyecto en un periodo mayor a 3 meses, se dará por finalizado e implantado el proyecto.